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邮件信函合并步骤 邮件合并


邮件信函合并步骤 邮件合并

文章插图
邮件合并(邮件-信函合并步骤)
之前组织过上千场专业考试 ， 需要人工给考生发准考证和座位贴 。一个一个做确实太麻烦 ， 但是使用邮件合并功能就简单多了 。
制作入场券首先要有一个清晰的思路 ， 比如准考证的大小(在一张A4纸上做几张准考证为准 ， 因为打印一般用A4纸)、边距、准考证上要显示的相关信息(如姓名、性别、身份证号、准考证号、考点信息、考场信息、座位号) 。这里 ， 我以一张纸为例 。
二、在EXCEL中制作信息资源网学生信息表(相关考场座位号等信息整理好) ， 每行一个学生信息 。同样的信息不用做就可以直接录入到模板里(比如考试时间 ， 职业) 。如下图:

第三 ， 制作准考证模板 。
新建一个WORD信息资源网络文档 ， 根据准考证的大小设置文档的纸张大小(这里我以一张A4纸为例 ， 所以我将纸张的宽度和高度设置为A4纸的一半) 。

设置页边距:根据需要设置页边距 。
制作准考证的主要内容框架:

第四 ， 使用上面做的准考证模板 ， 通过邮件合并的方式导入数据(这里我用的是word2013 ， 其他版本或者WPS差别不大) 。
【邮件信函合并步骤 邮件合并】单击“邮件”选项卡 ， 然后单击“开始邮件合并”按钮 ， 再单击邮件合并的分步向导 。邮件合并分为六个步骤:信息资源网络
第一步:选择单据类型 ， 这里我选择“信函”；
第二步:先选择起始文档 ， 也就是选择模板 。在这里 ， 我打开了准备好的准考证模板 ， 然后选择“使用当前文档”；
第三步:先选择收件人 。在这里很重要 。选择数据 。点击“浏览”找到excel学生信息数据表 。
第四步:写这封信 。这一步很重要 ， 就是把数据插入到相应的地方 。点击合并字段 ， 导入的excel学生信息表中的所有列信息都会出现在下拉菜单中 。在相应的位置插入相应的合并字段 。

第五步:预览信件 。可以通过预览结果查看每篇文章的内容 。

第六步:完成合并 。在这里 ， 结果可以生成到一个新的文件或直接打印出来 。在这里 ， 我选择将所有记录合并到一个新文档中 。获取一个新文件 ， 根据excel信息表中的每一行数据生成一页内容 。

第五 ， 打印准考证 。
打开以上合并生成的文档 ， 打印时设置每页4页(根据以上尺寸设置) 。如果家里没有打印机 ， 可以使用pdf虚拟打印机(WIN10自带 ， win7或之前的系统可以安装PDF虚拟打印机)生成PDF文件 。将PDF文件发送到打印店进行打印 。

制作时需要注意的几点:
数据要整理好 ， 数据的正确性关系到生成结果的正确性 。
模板不应超过一页 。如果模板包含表格 ， 最好设置每行的宽度和高度 。身高最好设置定值模式 。以便避免数据过度拉伸单元 。合并字段数据应该插入到正确的位置 。
可以先打一个PDF文件 ， 看看效果是否满意 。这张入场券的作用如下:

其实制作过程也很简单 ， 主要采用邮件和信函合并以及排版印刷相结合的方式 。
座位贴略有不同 ， 请看下篇 。


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