Excel数据校验有办法 _Excel

白领在做Excel表格时，最容易出现的错误，就是数据输入错误。可人不是机器，尤其是面对枯燥，且没有什么意义的数据时，输入错误、缺位或多位，是最容易出现的问题。那么，如何减少输入错误的问题呢？对数据进行校验是个不错的办法。
使用数据有效性进行校验
其实，很多数据本身就有天然的限制，身高13米、体重650kg、年龄200岁，这样的人是不可能存在的，因此在Excel表格中输入数据时，加入一些限制条件，就可以将不少输入错误，如常见的多输入一位或少输入一位等排出在外。

文章插图
【Excel数据校验有办法】图1

文章插图
图2
其实Excel已经为用户准备了数据有效性的校验方式，只要打开“菜单→数据→数据有效性”，就可以设置对输入数据进行有效性验证（图1）。用户可以根据需求，在整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义中，设置不同的校验条件，如输入数据的范围，数据要小于或大于某个特定数据（图2），或者是不能出现某些数据等。同时还可以在出错警示中，设定输入超范后的提示信息，在合理设置后，就可以在很大程度上避免少输入小数点，或多/少输入一位等常见的输入错误。
自定义校验
当然，现成的校验条件，在很多时候是无法满足需求的，因此Excel还提供了自定义校验选项。在输入数据时，用户常犯的一个错误就是看错行，这样会在两行输入一样的数据，同时一些数据是有唯一性的，如身份证、工号、驾驶证号等，这样用户就可以通过验证这一数据在这一列中是否是唯一的，以避免输入错误和重复输入，其方法同样是打开“菜单→数据→数据有效性”，选择自定义数据（图3）。随后，在公式中输入“=COUNTIF(D:D,D1)=1”（其中，D为当前列，D1为当前单元格），点击确定后，拖动单元格下方的小点，让这一公式在所在列中应用。

文章插图
图3
同时，在自定义公式中，还可使用多条件设置，如在身份证的数据验证中，输入的公式为“=AND COUNTIF(D:D,D1)=1，OR LEN((D1=15), LEN(D1=18))”（其中，D为当前列，D1为当前单元格）时，除了可以校验数据的唯一性，还可对数据的位长进行检测，如数据不是15位（对应老版身份证）和18位，则说明数据错误。
身份证校验
像身份证这种一大串无意义的数字，输入起来是很容易出错的。更糟糕的是，还有一些人会出于各种目的，随便报出一串数字作为身份证号码，那么如何避免这样的问题呢？
实际上，我们的身份证号码本身就自带校验机制，其最后一位是校验码，而这一校验码是通过将身份证号码前17位数分别乘以不同的系数：从第一位到第十七位的系数分别为：7 9 10 5 8 4 2 1 6 3 7 9 10 5 8 4 2。随后，将这17位数字和系数相乘的结果相加后再除以11，看余数是多少；由于余数只可能有0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10这11个数字。此时，再做一个变换，分别对应的最后一位身份证的号码为1 0 X 9 8 7 6 5 4 3 2，知道这一原理，我们只要在Excel中，使用函数来代替这一计算，就可以进行简单的校验。这里直接给出公式“=IF(RIGHT(A1)=TEXT(CHOOSE(MOD(SUMPRODUCT((--MID(A1,COLUMN(A1:Q1),1))*{7,9,10,5,8,4,2,1,6,3,7,9,10,5,8,4,2}),11)+1,1,0,"X",9,8,7,6,5,4,3,2),0),"校验正确","校验错误")”，其中，A1为身份证输入的单元格，此时不能通过Excel的数据有效性校验来实现，而是要新开一列，输入这一公式后，再下拉，让这一公式在所在列中应用，当用户输入的身份证号码符合正确编码规则时，此列会显示验证正确，而一旦不符合这一规则，就会显示验证错误。
这样就可以在相当程度上，避免输入错误，还可以消除假身份证号码的影响。当然，这样的校验还比较粗略，对于“精致”的假身份证号码无效，当要求较高时，好需要通过其他手段进行验证。