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百姓网创始人王建硕个人简介，他教你如何高效地开会( 二 )


只有满足了约束条件，进而达到了会议的目的，会议才算是成功的会议 。发起人可以随意设置限制，发起人认为必要的任何边界都可以列为限制 。以下是我们常见的限制:
时间 。通常每个会议必须有一个限制条件就是时间 。常用的有30分钟、60分钟、120分钟三种选择 。若是超时，无论目的是否达成都可以判定会议失败（在百姓网特定的会议失败组织者需要向参会者群发红包） 。讨论规范 。根据不同的会议类型，你可以从如下的规范中选取适用的：1）、同时只能有一个对话，一个时间只能一个人讲话；2）、一次抽象原则；3）、讨论不可以涉及某个话题（视具体情况而定），超过即被判为越界；4）、必须有结论，必须有明确的下一步；5）、不进入具体讨论，仅仅对最大的方向达成共识；6）、最终一定要有定稿，大家全票通过的放进阶结论，其他不能达成全员通过的则放弃 。7）、未完待续，只要是会议组织者认为帮助会议更好的进行的规则都可以写到限制条件里面去 。综上所述，约束是会议成功的必要条件，结果只会有两种状态:成就和失败 。当约束失败时，会议就失败了，不管目标是否达到 。所以从这个角度来说，限制是一种比目的更强的约束 。
会议的议程 一般的议程是按照讨论的合理逻辑划分30分钟，60分钟，或者两个小时的会议时间 。时间像流水一样连绵不断 。上一分钟和下一分钟没有区别，但是会因为议程的存在而有一些分割线 。
这些分割线将时间凭空划分成不同的主题，从而以协调的方式将参与者的注意力划分成统一的阶段 。
会议议程一定要在会前确定，这有助于组织者从上帝的角度看全局，决定哪些议题要花多少时间 。
典型的会议议程包括以下内容:
明确会议目标限制条件以及会议议程 。这个部分通常需要5分钟 。千万不要试图把这部分压缩到少于5分钟，因为你需要重审会议目的、限制条件，还有对什么时间我们期待某个角色做什么事情的阐述，这些对于会议的成功与否起着决定性的作用 。按照经验，除非你有特别的能力，否则准备5分钟来做这件事情总归是没错的 。讨论议题陈述 。让最熟悉讨论的议题的人来进行议题陈述 。这个陈述应该在会议之前的阅读材料中，就让大多数人从自己的角度有所了解 。现场的陈述可以帮助大家获得一致的背景资料用来帮助大家讨论 。经验之谈，这部分不应该超过5分钟 。讨论 。这部分是自由讨论时间 。对于5个人的自由讨论时间应该控制在15分钟到20分钟之间，根据参与讨论的人员数量还可以有所增减 。这是最关键的部分，如果时间允许可以适当延长 。结论和确定下一步行动 。这部分也被纳入模板，是没有更好的理由则不可改变的部分 。在会议结束的时候一定需要5分钟来确认下一步的工作，负责人以及截止时间 。同时与会者要在下一次同种类会议前画10分钟进行上一次会议的回顾 。可选会议是对会议本身的5分钟回顾:
怎样才能让类似的会议更有效率？
做好了需要保养什么？
有哪些做得不好，需要改进的地方？
这是会议本身挖掘坟墓的一部分 。有时间的话可以在大会刚开的时候加入 。
以上是提纲，会议组织者需要在开始前发出并陈述会议议程 。如果你在陈述过程中收集了任何可以改变议程的建议，这是非常合适和珍贵的 。没有什么比确认议程更能系统地提高会议效率了 。
会前准备 【百姓网创始人王建硕个人简介，他教你如何高效地开会】有些会议可以通过会前准备变得更有效率 。会前准备包括:
阅读材料 。有的时候一篇论文、一篇管理学的论述、一些背景资料或一些报表，都可以帮助与会者提前获得类似的视野，从而节省会议的时间 。基于文本的对话是很多的机构证明过行之有效的讨论方式 。基于一个（哪怕是错误的）文本的讨论，更容易让大家对于基本概念达成一致，不至于离题过远，或花费宝贵的会议时间来达成概念和定义上的一致 。议题和材料 。若有动议，建议把动议和支持材料会前发出，以便于参会者在参会之前就可以根据材料做出同意或反对的决定 。如此，会议的讨论环节会更加高效 。其他功课 。还有任何其他的功课，比如了解某话题的具体细节，某人提前对于某种状况的总结和陈述等，都可以在会前提出 。会前准备的基本思想是，通过少数人或全体与会者的会前准备，可以大大减少会议中的时间损失，从而提高会议的效率 。


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