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档案管理办法及实施细则 档案管理方法( 四 )


7.内部文件的分类和编号
7.1分类代码的标识是第一个和第二个字符的汉语拼音的组合 。
7.1.1保密管理
7.1.2行政管理
7.1.3人力资源管理
7.1.4金融统计管理
7.1.5运营和销售管理(JY)
工程建设管理(GC)
生产计划管理(SC)
7.1.8材料供应管理(WZ)
其他管理(QT)
7.2文件分类代码编号
8、文件访问管理
8.1公司档案只能由内部员工借阅 。查阅文件、档案应当办理查阅手续 。填写《文件存取单》,提交部门主管或部门经理、总经理办公室领导审批签字 。在阅读之前，你必须填写档案阅读记录，然后才能进入档案室查阅或阅读材料 。
8.1.1一般文件和档案:办理查阅手续，由行政部负责人和档案负责人两级签字确认 。
8.1.2“加密”文件和档案的查阅应办理查阅手续，并由行政部部长、部门经理和公司领导签字确认 。
8.1.3人事档案的访问管理:
8.1.3.1的访问权限:公司领导、人力资源部及人事业务负责人可以访问所有员工的人事档案；各部门负责人经分管领导和人力资源部批准后，可查阅本部门员工档案；员工无权查阅自己和他人的人事档案；
原则上，8.1.3.2不得提取或复制员工人事档案 。因工作原因需要摘抄或复印的，经公司领导、部门经理、人力资源部负责人批准后，交档案管理员复印 。档案工作人员应当如实登记复制或者摘抄的内容；
8.1.3.3员工的人事档案不得外借查阅 。如确需借出咨询，应提出申请，经主管领导和人力资源部批准后方可执行，并严格履行登记手续；
8.1.3.4借阅人事档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、摘抄、更换档案 。
8.1.3.5对自己相关信息的访问，必须经过三级以上签字确认才能访问 。
8.1.4查阅档案的人员必须爱护档案，保持档案整洁，保护档案的安全和保密，不得将借阅的档案转借、拆卸、调换或污损，不得圈划、划线或涂改，不得擅自复印 。
8.1.5一、二类文件只能在公司档案管理部门查阅，其他部门不得复印和保存扫描件 。
8.1.6必须严格保密，档案材料的内容不得泄露 。如发现有损失，必须及时上报，追究责任 。
8.1.7使用后按时归还 。如需延长借阅时间，须通知档案管理员另行办理续借手续 。
8.2被访问的文件归还时，必须当面说清楚 。如果发现丢失或损坏，应立即向领导报告 。
8.3查阅范围:外部机构查阅文件和档案仅限于行政部门，不得外借 。如需拿出行政部门进行访问，必须经公司负责人批准 。
8.4访问时间
8.4.1普通文件的文件长度一般不超过两周 。
8.4.2“加密”文件的最大长度不得超过一周 。
9.文件保密性
9.1严格保守公司档案的秘密，维护档案的完整性和安全性是每个档案管理员的责任 。
9.2档案室在接收、保管和提供利用时，应按有关规定认真核对和签字，做到手续严密，账目清楚 。
9.3档案员应保守秘密，不得擅自摘抄和传播涉密档案内容，不得私自复印 。
9.4未经批准，任何人不得擅自将档案带出档案室，不得传播档案内容 。
9.5档案人员在工作中形成的废纸不准随意丢弃，必须销毁 。
10.解释权
10.1涉及保密档案管理的，保密办公室另行制定管理办法 。
10.2本管理办法由行政人事部负责解释，自发布之日起生效 。


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