江苏龙网

  1. 主页 > 生活百科 > >

档案管理办法及实施细则 档案管理方法( 二 )


6.2在一个月内，各项管理工作中形成的文件材料应归档到一个保管单位，经各职能部门负责人审核批准后向档案部门归档 。
7.档案的鉴定和销毁
7.1编制档案保管期限表，分为永久、长期(10-30年)、短期(10年以内)三种 。
7.1.2档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织，领导小组由主管档案工作的副总经理担任组长，组员由技术部门和业务部门负责人组成 。
7.1.3鉴定应按各类档案的保管期限进行 。每次鉴定都要写鉴定报告，在保管单位的参考表上注明鉴定意见，由组长签字，并注明鉴定日期 。
7.1.4档案经鉴定为永久档案 。发现档案不完整、不准确的，应当责成有关部门和人员补充、修改 。
7.1.5对已经鉴定并确认无保存价值的档案，必须进行登记，提出销毁报告，经主管经理批准后，报上级档案管理部门备案 。销毁档案时应严格执行保密规定 。
二 。档案管理实施细则
1.文件管理和归档要求:
1.1档案质量的总体要求是:遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用 。
1.2归档文件资料的数量、份数和每份文件的页数应完整 。
1.3归档的文件材料中，每份文件的原件(正本)和附件(复印件和扫描件)应站在一起，不得分离 。电文和电报应一份归档 。
1.4不同年份的文件一般不允许一起归档；跨年度总结放在最后一年归档；跨年度会议文档放在会议的开年 。?
1.5档案、文件应根据不同情况进行排列，不可分割的文件、资料按顺序排列在一起，即批复在首位，批示在末位；小品在前面，附件在后面；前面印刷，后面定稿；其他文件材料之间应保持紧密联系，并按其形成规律或特点进行系统整理 。
1.6案卷封面应按规定用钢笔逐项书写，字迹应工整清晰 。
2.各部门保管文件的归档范围及相关规定
2.1各部门的档案管理必须按规定的等级分类归档 。一级和二级归档的档案为复印件和扫描件，原件应由公司档案室归档管理 。
2.2各部门档案管理由各部门指派相关人员管理，不设专职岗位 。
2.3部门归档文件的范围:
2.3.1机要室的机密信息和机密文件 。
2.2.2部门会议纪要、业务信函和往来文件 。
2.3.3客户业务信息、数据和销售报表 。
2.3.4公司及各部门的规章制度和管理制度 。
2.3.5原始财务资料、会计凭证、账簿、财务报表、月度和年度财务报表、工资发放、房地产权属及其他债权凭证等与公司财务有关的文件由财务部保管 。
2.3.6生产资料、采购信息、过程交接记录等生产资料由生产部保管 。
3.整理、分类和保存文件和档案 。
3.1办公室负责文件和档案的分类、归档、整理、汇编、检索(清单)、保存、查阅和利用 。
3.1.1根据国家及相关部门关于档案分类和编号的规定，编制公司文件和档案的分类和编号方法 。
3.1.2分类号应遵循文件材料的形成规律，并便于保管和利用 。
3.1.3常用的分类方法有:
根据3.1.3.1工程项目的分类；
3.1.3.2按专业性质分类；
根据3.1.3.3的组织；
3.1.3.4是按时间分类的 。根据文献的性质，可以通过信息资源网进行分类，分为橱窗大类，再从大类分为小类，再从小类细分为类型和年代 。
3.4文件应根据其内容和重要性分为“普通”和“加密”两个级别 。“加密”也分为绝密、机密、秘密三类 。不能以个人或部门名义访问的文档是加密文档，其重要性会在文档归档时自行确认 。
4.文件编目:
4.1汇编卷内文件的页数应符合下列要求
4.1.1卷内文件中有文字内容的页应按顺序号进行编号，页码从“1”开始 。
4.1.2页码书写位置:单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角 。设计的页码写在标题栏外的右下角 。
4.1.3成套图纸和印刷文件不需要重新编号 。
4.1.4案卷封面、卷内目录、卷内参考表和空白页上不得书写页码 。
4.2.卷内目录汇编
4.2.1序号:从“1”开始依次用阿拉伯数字进行标记 。根据卷中文件的顺序，每个文件都有一个编号 。
4.2.2文件号:应填写卷内文件的文件号、图纸的图号或设备和项目的代号 。
4.2.3责任人:应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任人 。如果有多个负责人，选择两个主要负责人填写 。
4.2.4文件标题:填写卷内文件标题的全称 。
4.2.5日期:应填写卷内文件形成的日期，如20120512 。


推荐阅读


上一篇：春晚观后感800字?观看春晚的心得体会

下一篇：职业规划|如何成为资深前辈？