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|职场秘笈｜“替领导开会”要牢记三句话、四要点、两件事

|职场秘笈｜“替领导开会”要牢记三句话、四要点、两件事

只要是工作 ， 就不可避免要开会 ， 尤其是年轻人 ， 有时候会遇到“替领导开会”的任务 。 有的人说 ， 替个会有啥难的？去听不就完了？其实 ， 看起来一件小事 ， 很多人做得不够好 。 甚至有的人工作了几十年 ， 连“替领导开会”这个小事都不会 。

今天我就跟大家讲讲怎样把“替领导开会”这个任务不折不扣、出色地完成好 。
一、接受任务 ， 你要问领导三句话 。
接到领导交代你“替会”时 ， 要干脆利索地答应 ， 不要找理由退掉这个事 ， 因为领导很明白开会的重要性 ， 不是万不得已不会找人替会 。 能够第一时间想到你 ， 是对你的一种认可和信任 ， 千万不要觉得领导让你开会是“抓苦差” 。 接到领导交代之后还有一些事你需要向领导了解清楚 。
一是领导让你“替会”他请假了没有？如果没有你就提示领导请个假 ， 以免被上头通报 。 曾经有一个同事替领导开会 ， 因为领导忘了请假 ， 被拦在会场外 ， 他说：我就是来替会的 ， 你们不让参加那我就走了！最后领导挨了批评 ， 闹得挺尴尬 。 如果能多一句话 ， 提示一下领导还是有必要的 ， 可以避免很多问题发生 。 你提示了 ， 领导不以为然 ， 将来也不会迁怒于你 。
二是会议是否需要汇报或者发言？很多会议为了解决问题需要参会者进行汇报或者发言 ， 你作为“替会”人员 ， 不发言不合适 ， 发言吧又没有准备 ， 也怕说的多了超出自己部门的权限 ， 甚至闹出笑话 。 所以 ， 开会前一定要和领导核对一下是否需要发言汇报 ， 有没有汇报材料 ， 做好充分的准备 。 如果有发言 ， 要与领导沟通好发言的框架 ， 有材料按材料发言 ， 没有材料按照和领导沟通的内容发言 ， 千万不要为了博出位而有出圈、出格的发言 。
三是开会有没有文字通知？因为你要知道开会的准确时间和地点是哪里？有什么要求？所以文字通知要认真看看 ， 是否需要着工装、提前多少分钟入场、如何入座、会议议程等等 。 一个接受任务写了这么多 ， 其实并不复杂 ， 也就是几句话的事 ， 一定要问明白、记清楚 。
二、执行任务 ， 你要注意四个关键点 。
明白任务要求之后 ， 就是按时、按要求参加会议 。 参加会议这个过程有四个关键点需要注意：
一是要守时 。 在时间上要有个提前量 ， 最少早于开会时间10分钟以上进入会场 ， 如果是异地开会 ， 还需要考虑路上的时间 ， 我的习惯一般是时间提前量在20分钟以上 ， 以备出现异常情况影响开会时间 。
二是有准备 。 不管是什么样的会议 ， 带一个笔记本和一支笔是非常重要的 ， 如果需要汇报或发言还应该准备至少两份材料 。 有的人认为替会就是听会 ， 大概意思听听差不多就得了 ， 空手去开会 。 可以这么说 ， 空手开会是对会议的极不尊重的行为 ， 也会给领导和同事们留下不好的印象 。
三是正会风 。 开会期间不要玩手机、不要打瞌睡、不要起身走动 ， 这是一个人基本素质的体现 ， 如果确有要事 ， 一定要举手向会议主持人申请 ， 经批准同意后再出去 。 作为一个成年人 ， 如果连开会时不玩手机、不走动也做不到 ， 是不是连小学生也不如了？我曾经看到一些人开会时手机一刻也不停 ， 手机放下就去解手 。 对于发言的人来说是极其不尊重的 ， 更重要的是在众人面前暴漏了自己的素质低下 。 不要提前离开会场 ， 很多重要内容或者布置任务都在最后 ， 你提前离开不了解任务是什么 ， 可能就影响了工作 。
四是做记录 。 作为“替会”者 ， 会后还有一个传达汇报的任务 ， 所以会议内容记录尤其重要 ， 除了记录会议的主要内容之外 ， 谁参加、谁主持、谁发言这些都要记清楚 ， 以便于向领导了解会议的整体情况 。 会议记录一定要尽量详尽、条理清楚 。
三、会后反馈 ， 你要做好两件事！
前面做了这么多 ， 如果会后不及时详尽向领导反馈 ， 那所做的这一切都没有意义 。 接受的任务是“替领导开会”就必须及时全面的向领导开会 ， 不能在你这里给“截留”了 。 我曾经遇到一些年轻的员工 ， 受领导安排代表部门参加会议之后 ， 不反馈不汇报 ， 等领导问起来才说“会开了没啥具体事”或者是“还是说XXX的事” 。 说好的“件件有落实、事事有回音”呢？会后汇报需要注意：


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