秘书应具备的能力 _具备

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秘书工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一，它是专业性和综合性兼有的一门职业，因此，秘书人员更需要一些特殊的素质。那么，秘书需要具备的能力有哪些?
(1)较高的写作水平
秘书人员的重要任务之一是做大量的写作工作，几乎每天都要修改或起草文稿。因此，秘书必须有扎实的写作基础，不仅要精通语法、修辞和逻辑，还要掌握一定的写作规则。汉语词汇广大，文体广泛，为作家创作提供了良好的条件。但是，写作是综合能力的体现，要做到内容与形式的统一不是一件容易的事，既需要良好的表现形式，又需要充实的内在内容。这就要求秘书加强写作实践，掌握各种公文的特点、写作要求和语言技巧，注意随时积累材料，不断提高写作水平。要注重文风改革，培养文字表达能力。

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(2)较强的组织能力
现代秘书既不是整天在办公桌前看文件写文章的纯粹“文书”人才，也不是只会“捆、绑、收、发、送”的简单劳动者，而是具有一定组织管理能力的人才。根据职责要求，秘书经常根据领导的意图组织各种活动。如果他们缺乏一些现代化和科学的组织和管理能力，他们就不能做好工作。对此，秘书们一方面要熟悉做事的渠道，提高做事的效率，平时多接触一些具体的事情，处处关注别人和自己的上级如何处理问题，不断增加经验。另一方面，要从系统的角度对工作进行统筹安排。
(3)准确的判断能力
Pibeck(美国人才招聘专家)说:“最重要的人才是能够做出正确的判断，而这种特殊的人才永远不会被计算机所取代。”为了实现领导的指示，业务秘书必须正确理解领导的意图。无论是日常工作还是突发工作，业务秘书一定要多角度思考分析问题，尽快做出判断，准确处理，或者当机立断，以免出现失误或漏洞。艾科卡(美国商界的传奇人物、克莱斯勒汽车公司总裁)说:“如果你掌握了95%的信息，需要6个月才能得到剩下的5% 。到那时，市场已经变了，你的信息也过时了。人生的全部意义在于:选择机会。”可见，在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。
(4)敏捷适应性
秘书的主要职责之一就是为上级提供事务性服务，减少外界一般事物对上级的干扰，这就需要秘书随机应对。在一些正式或非正式的场合，秘书是老板的代表和发言人，这就要求秘书与老板心照不宣地合作，帮助老板圆场，为领导树立良好的形象，创造丰富而有价值的个人人脉。面对一些紧急情况，一个秘书具备良好的应急能力，并在短时间内做出解决方案，是最重要的能力之一。

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(5)广泛的社交技能
目前，社会交往已经成为社会各阶层的“热点”活动。社会化对秘书人员同样重要。首先，社交可以开阔眼界，增长见识。在广泛的社会活动中，你可以向别人学习，学习各种知识来充实自己。知识催生智慧，智慧是求索的基础，这样才能在实际工作中更好地发挥参谋助手的作用。其次，社交是做事的辅助。秘书处理公务、联系事务自然是“公事公办”，但社交有助于选择捷径、克服障碍、提高工作效率。
(六)掌握外语的能力
随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者出国进行投资、经济管理、国际贸易交流、商务谈判、签订合同等。，这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在，即使是没有对外经济业务的企业，也要求商务秘书掌握一两门外语，能够阅读或查阅外文资料，精通外语会话和写作。
(七)计算机操作能力
美国在线总裁史蒂夫·凯斯说:“当大多数人上网时，它将以前所未有的方式给人以主动权。他们可以随时获得自己关注的信息，这将在一个相对完善的市场中为他们提供更完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息、处理日常事务，或者进行复杂的计算，这些都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快速了解世界经济发展现状，节省人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，商务秘书不断提高计算机操作能力是大势所趋。
(八)创新能力
创新能力也是检验21世纪各类人才素质的重要标尺。业务秘书的创新能力是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。如何发挥商务秘书员工的作用，很大程度上取决于他的创新能力。美国学者、管理专家加里·哈默尔(Gary hammel)曾说:“新想法是为公司和自己创造财富的唯一途径。”没有创新意识、创新思维和创新勇气，就不可能为领导决策提供有价值的员工建议。