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『』不要让数据毁了ERP，基础数据收集8个步骤！( 二 )


在这些离散数据中 ， 仅物料基本信息一项 ， 字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息 。 在这步中 ， 应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转 ， 让各部门将与自己相关的数据填入表格 ， 完成后传递给下个部门 ， 以此类推 ， 直到完成此步工作 。 在工作中应注意传递的安排 ， 传递路径需提前确定 。 为了保证工期 ， 可以让不同部门同时开始 ， 然后交叉传递 ， 或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门 。 同时 ， 将每张发出的表格统一编号（唯一） ， 并在部门间交接时作好记录 ， 这样不仅可以控制进度 ， 还能避免数据丢失 。
第六步：数据检查
（1）完整性检查：完整性即记录数量是否完整 。 可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数 ， 将其和历史数据比较 。 同时还要检查字段的完整性 ， 所有的ERP软件都有必须输入的字段 ， 如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定 ， 如物料的提前期、默认仓库等 。 另外还有一些非软件要求的必须输入的字段 ， 对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围 ， 例如客户分类和所属地区等 。
（2）正确性检查：正确性的范围很广 ， 这里不做一一说明 ， 可以由企业自己根据需要制定检查原则 。 有些错误如会计科目是资产类型的 ， 但是因为人为错误输入成负债类型的 ， 再比如有的物料是采购来的 ， 但是录入成自制件 ， 这样的错误在系统上线前必须发现并改正 。
（3）唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检查 ， 常见错误有多个实物编成同一个编码 ， 如果以后录入系统 ， 成熟的ERP软件会提示编码已经存在 ， 并拒绝接受 。 同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝 ， 这种错误ERP软件是发现不了的 ， 必须利用人工查找 ， 否则在上线后会发生多个账务错误 。
在改正错误的同时 ， 要做好资料版本的控制 ， 这个工作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要 。 曾经有个客户 ， 多个部门都在同时修改一份相同的资料 ， 修改之后的文档中只有自己的一部分数据是正确的 ， 其他部门数据还是错误的 。 在录入数据时 ， 无论以谁的数据为准都是不行的 ， 必须用正确的数据替换错误数据后进行合并才行 。 由此可见 ， 针对每类数据都应该设置负责部门和负责人员 ， 每次修改后由负责人员将文档的版本更新 ， 同时旧版本数据也要保存 。 这样做可将误操作的损失降低到最小 。
第七步：将数据录入软件系统
录入前应该将基础数据原始档案归档 ， 对于以电子文档保存的数据 ， 应该将数据备份好 ， 并注明整理人员、完成时间和最后版本 ， 如果是打印的纸介质 ， 应该将其保存在专门的文件柜中 ， 作为重要文档管理 。
接下来的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作 。 通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种 。 这些方法各有利弊 。
（1）所有软件都提供录入界面 ， 可以调集人员将数据逐条录入 ， 或者利用软件的复制功能复制类似的数据 ， 然后进行关键字段的修改 。 这种方法比较安全 ， 完善的ERP软件会在录入的同时自动查错 ， 大多数前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入 ， 由此保证数据的准确性 。 这种方法的缺点是工作量大 ， 完成时间和记录条数是倍数的关系 。 如果数据量不大 ， 推荐利用此方法 ， 安全、可靠 ， 事后检查工作量也小 。
『』不要让数据毁了ERP，基础数据收集8个步骤！
本文插图
（2）如果项目组中有数据库高手 ， 并且用人工录入在人力和时间上都不能实现 ， 可以采用直接导入数据库的方法 ， 这样做的优点是效率高 ， 完成时间与数据表个数成倍数关系 。 缺点是隐含错误多 ， 不易检查 ， 曾经有个客户在上线几个月后发现有问题 ， 反复检查后发现是数据中有个字段空缺造成的 ， 但是录入的数据是可以由系统自动填写默认值的 。 如果采用此方法 ， 应该在前面的检查工作中设定严格的检查步骤 ， 尤其在正确性检查中 ， 对重要字段要逐个检查 ， 这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行 。


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