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『』不要让数据毁了ERP，基础数据收集8个步骤！


导读：ERP的主要作用就是对企业信息的整合 ， 而信息的载体和表达都要通过数据完成 。 对项目实施来讲 ， 基础数据的准备工作难度最大 。
首先 ， 基础数据涉及面广 ， 涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息 。 物料基本信息 ， 产品结构数据 ， 会计科目 ， 供应商客户信息 ， 部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息 ， 这些信息在手工作业中也会用到 。 不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数等 ， 这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的 ， 它们会影响到系统计算 。
『』不要让数据毁了ERP，基础数据收集8个步骤！
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另外 ， 基础数据准备的工作量大 ， 以上各类信息的记录数从几个到几十万都有 ， 而每条记录包含的字段又可多达上百个 ， 两者的乘积简直是天文数字 ， 通常造成项目延期的原因有90％来自于基础数据整理 。
数据的正确性是最重要的 ， 基础数据是许多程序正确运行的基础 ， 如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的 ， 如果其中任何一个数据与实际不符 ， 计划结果就将没有任何指导意义 。
正是因为基础数据具有这些特征 ， 从而造成了收集准备工作量大、难组织 ， 一般需要多个部门协调 ， 投入的人力和时间都比较多 ， 见效周期长 ， 因此阻力也是很大的 。
为了帮助企业更有效地实施ERP ， 下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备 。
第一步：确定工作范围
首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备 ， 然后确定参与部门和人员配备 ， 进而确定工作计划 ， 切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做 ， 必须对此项工作的艰难程度有充分的认识 。 工作计划中还要注意安排定期的会议 ， 以方便工作人员之间沟通 。
第二步：建立必要的编码原则
ERP软件对数据的管理是通过编码实现的 ， 编码可以对数据进行唯一的标识 ， 并且贯穿以后的查询和应用 ， 建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则 ， 也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法 ， 所谓磨刀不误砍柴工 ， 大家切不可急于求成 ， 忽略了这些重要的工作 。
另外 ， 编码原则的制定属于企业级标准的建立 ， 应该按照ISO9000的标准制定和管理 ， 尤其对于量大的基础数据（如物料主文件的编码）必须由多个部门共同确定方案 。
【『』不要让数据毁了ERP，基础数据收集8个步骤！】第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息 。 这些数据会在其他基础数据中被引用 ， 并且数据量不大 ， 可以利用较少的时间和人力完成 。 如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话 ， 整体效率和进度会大打折扣 。
第四步：BOM结构的确定（根据企业情况可选）
如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块 ， BOM就是必须的基础数据 。 这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系 ， 这步工作的难点是半成品设定的问题 。 如果半成品设定层次少或层次不设定 ， 今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多 ， 就会大大增加数据量 。 如果遇到下列情况 ， 那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务 ， 除此以外半成品尽量不用编码 ， 也不用录入软件系统 ， BOM 每多一层 ， 相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量 ， 我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态 。
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第五步：收集第一手资料 ， 将原来的离散数据从不同部门集中


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