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工厂质量标准认证管理 质量认证体系有哪些( 四 )


2.新版文件实施后，原文件自行失效，档案员根据原文件收发登记表收回，并填写文件销毁清单 。文件正本和副本将密封备查，并加盖红色“保留”印章 。
第十条外来文件管理
1.外来文件包括行业执行的法律、法规和规章，工厂选用的国家或行业标准，顾客或其他单位提供的与物业管理有关的通信和信函 。
2.对于外来文件，档案员应建立收发结合的台帐，以便追溯其来源和分发 。
3.所有属于工厂受控范围的外来文件由质量管理部经理填写，连同文件一起提交总经理审批，并根据审批意见发放或归档 。
第11条文件的归档
1.所有质量体系文件和外来文件均应归档，归档文件应为原件，且未加盖受控状态标识和编号(外来文件除外) 。《文件发放审批表》、《变更审批表》和《文件处理表》应与原始文件一起归档 。
2.文件的变更通知、换页、换版应归档 。
3.档案员应建立档案归档清单 。
第十二条文件的借阅
原始文件不允许外借，不在工厂的需要外借 。经主管副总裁批准后，可借阅该副本 。如需复印，需经总经理批准，并填写《文件收发登记表》 。未经批准，任何部门不得复制受控文件 。
第十三条文件保管
1.档案员应保持文件夹的完整和齐全，文件的存放环境应适宜，防止文件的丢失、损坏和污染，同时便于查阅和查阅 。
2.文件持有部门或人员应持有已批准的现行变更状态的有效文件清单，以便了解文件的变更和查找 。
第十四条本办法由质量管理部制定，解释权属于质量管理部 。
第十五条本办法自发布之日起实施 。

四、质量管理体系内审规定质量管理体系内部审核规定
第一章总则
第一条为了及时发现质量管理体系中存在的问题，采取纠正或预防措施，持续改进质量管理体系，特制定本制度 。
第二条本制度适用于质量管理体系内部审核及相关工作 。
第二章职责和责任
第三条质量管理部成立审核组，任命审核组长和成员 。
第四条职责 。
1.审核组长负责制定审核计划，确定审核依据，组织组员编制具体的审核计划进度表，并监督组员的工作 。
2.审核组成员负责通知被审核部门，确定具体审核时间；根据审核计划准备一份清单；实施具体的审计工作，及时报告发现的问题 。
第三章内部审计程序
第五条首次会议由审核组长组织，审核组成员和受审核方相关人员参加 。首次会议的目的是向受审核方介绍审核的目的和做法 。
第六条首次会议后，审核组将立即进行现场审核 。现场审核应注意以下几点 。
1.审核组长应控制审核计划、进度、氛围、客观性、纪律性、结果的客观性、公平性和适应性 。
2.审核员应随机选择样本 。
3.审核员应该依靠检查表进行检查 。如果发现与检查表有任何偏差，应谨慎处理，并确保在规定的审核时间内完成审核，以实现审核目标 。
4.如果审核中发现的不符合项比较简单，应立即确定；如果比较复杂，要从多方面取证，确定不合格项是否成立，或者属于哪种不合格项 。
5.当发现将导致不合格的问题时，审核员应进行深入的调查研究，并从一个部门追踪到另一个部门，以获得更全面和确凿的客观证据 。
6.审计组应与被审计单位负责人共同确认事实 。
第七条审核员应对现场审核中发现的不合格问题出具不合格报告，并将不合格报告提交受审核方 。
1.不合格是指不符合某项规定的要求 。在质量管理体系的建立和实施过程中，可能出现以下三类不合格 。
(1)质量体系文件与相关法律法规、质量保证标准、合同等要求不一致 。
(2)未按文件规定实施 。
(3)由于质量体系文件执行不力或未能找到不合格的真正原因，导致纠正措施实施后未能满足规定的要求 。
2.不合格报告应包括以下内容 。
(一)受审部门名称及负责人 。
(2)审计员的姓名 。
(3)审计依据 。
(4)不合格事实的描述 。
(5)不合格类型 。
(6)给出纠正不符合项的期限 。
(7)修正的完成和验证 。
第八条审核组长应组织召开审核组会议，对审核结果进行总结和分析，并对被审核部门的质量管理做出总体评价 。
第九条审核组长召开末次会议，宣读不合格报告，要求相关部门负责人在不合格报告上签字确认，限期制定纠正措施，对受审核方实现质量目标的有效性做出结论 。


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