江苏龙网

  1. 主页 > 生活百科 > >

email邮件格式范文?邮件的格式范文是什么?( 五 )


Email正文应简明扼要的说清楚事情 ， 如果具体内容确实很多 ， 正文应只作摘要介绍 ， 然后单独写个文件作为附件进行详细描述 。
正文行文应通顺 ， 多用简单词汇和短句 ， 准确清晰的表达 ， 不要出现让人晦涩难懂的语句 。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件 。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同 ， 选择恰当的语气进行论述 ， 以免引起对方不适 。
2014年执业医师资格考试 医学综合笔试 临床执业医师 口腔执业医师 中医执业医师
尊重对方 ， 请、谢谢之类的语气要经常出现 。
3. Email正文多用1234之类的列表 ， 以清晰明确 。
如果事情复杂 ， 最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明 。保持你的每个段落简短干练 。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚 ， 说准确 。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字 ， 注意使用拼写检查
这是对别人的尊重 ， 也是自己态度的体现 。在邮件发送之前 ， 务必自己仔细阅读一遍 ， 检查行文是否通顺 ， 拼写是否有错误 。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用图片 ， 表格等形式来辅助阐述 。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件 ， 单纯以文字形式很难描述清楚 。可以配合图表加以阐述 。
四、附件
1. 如果邮件带有附件 ， 应在正文里面提示收件人查看附件 。
2. 附件文件应按有意义的名字命名 ， 最好能够概括附件的内容 ， 方便收件人下载后管理 。3. 正文中应对附件内容做简要说明 ， 特别是带有多个附件时 。
4. 附件数目不宜超过4个 ， 数目较多时应打包压缩成一个文件 。
5. 如果附件是特殊格式文件 ， 因在正文中说明打开方式 ， 以免影响使用 。6. 如果附件过大(不宜超过2MB) ， 应分割成几个小文件分别发送 。
五、语言的选择和汉字编码
1. 只要必要的时候才使用英文邮件 。
2. 尊重对方的习惯 ， 不主动发起英文邮件 。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件 ， 建议使用中文 ， 准确表达邮件中涉及的问题 。4. 选择便于阅读的字号和字体 。
中文用宋体或者新宋体 ， 英文就用Verdana 或者 Arial字型 ， 字号用五号或10号字即可 。不要用稀奇古怪的字体或斜体 ， 最好不要用背景信纸 ， 特别对公务邮件 。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多 。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的 。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息 ， 但不宜行数过多 ，  一般不超过4行 。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来 ， 签名档应该进行简化 。过于正式的签名档会让对方显得疏远 。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档 ， 灵活调用 。3. 签名档文字应选择与正文文字匹配 ， 字号一般应选择比正文字体小一些 。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后 ， 即刻回复对方一下 ， 往往还是必不可少的 ，  这是对他人的尊重 ， 理想的回复时间是2小时内 ， 特别是对一些紧急重要的邮件 。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的 ， 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理 ， 但一般不要超过24小时 。如果事情复杂 ， 你无法及时确切回复 ， 那至少应
该及时的回复收到 ， 说明正在处理 。
如果你正在出差或休假 ， 应该设定自动回复功能 ， 提示发件人 ， 以免影响工作 。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候 ， 最好把相关的问题抄到回件中 ， 然后附上答案 。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 ， 这只能说明交流不畅 ， 说不清楚 。此时
应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 。电子邮件有时并不是最好的交流方式 。


推荐阅读


上一篇：华为智能遥控app?华为智能遥控怎么用呢?

下一篇：空气炸锅烤红薯上火吗__烤红薯上火吗？