江苏龙网

  1. 主页 > 生活百科 > >

email邮件格式范文?邮件的格式范文是什么?( 二 )


四、附件
1. 如果邮件带有附件 ， 应在正文里面提示收件人查看附件 。
2. 附件文件应按有意义的名字命名 ， 最好能够概括附件的内容 ， 方便收件人下载后管理 。3. 正文中应对附件内容做简要说明 ， 特别是带有多个附件时 。
4. 附件数目不宜超过4个 ， 数目较多时应打包压缩成一个文件 。
5. 如果附件是特殊格式文件 ， 因在正文中说明打开方式 ， 以免影响使用 。6. 如果附件过大(不宜超过2MB) ， 应分割成几个小文件分别发送 。
五、语言的选择和汉字编码
1. 只要必要的时候才使用英文邮件 。
2. 尊重对方的习惯 ， 不主动发起英文邮件 。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件 ， 建议使用中文 ， 准确表达邮件中涉及的问题 。4. 选择便于阅读的字号和字体 。
中文用宋体或者新宋体 ， 英文就用Verdana 或者 Arial字型 ， 字号用五号或10号字即可 。不要用稀奇古怪的字体或斜体 ， 最好不要用背景信纸 ， 特别对公务邮件 。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多 。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的 。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息 ， 但不宜行数过多 ，  一般不超过4行 。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来 ， 签名档应该进行简化 。过于正式的签名档会让对方显得疏远 。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档 ， 灵活调用 。3. 签名档文字应选择与正文文字匹配 ， 字号一般应选择比正文字体小一些 。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后 ， 即刻回复对方一下 ， 往往还是必不可少的 ，  这是对他人的尊重 ， 理想的回复时间是2小时内 ， 特别是对一些紧急重要的邮件 。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的 ， 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理 ， 但一般不要超过24小时 。如果事情复杂 ， 你无法及时确切回复 ， 那至少应
该及时的回复收到 ， 说明正在处理 。
如果你正在出差或休假 ， 应该设定自动回复功能 ， 提示发件人 ， 以免影响工作 。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候 ， 最好把相关的问题抄到回件中 ， 然后附上答案 。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 ， 这只能说明交流不畅 ， 说不清楚 。此时
应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 。电子邮件有时并不是最好的交流方式 。
对于较为复杂的问题 ， 多个收件人频繁回复 ， 发表看法 ， 把邮件越RE越高 ， 这将导致邮件过长不可阅读 。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结 ， 删减不必要的内容 ， 突出有用信息 。
5. 要区分Reply和Reply All (区分单独回复和回复全体)
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复 。如果你对发件人提出的要求做出结论响应 ， 应该reply all, 让大家都知道 ， 不要让对方帮你完成这件事情 。
如果你对发件人提出的问题不清楚 ， 或者有不同的意见 ， 应该与发件人单独沟通 ， 讨论好了再告诉大家 。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 。
点击“回复全部”之前 ， 要再三确定 。
6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复 ， 浪费资源 ， 可在文中制定部分收件人给出回复 ， 或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考 ， 无需回复” 。
八、正确使用发送、抄送、密送 。要区分TO和CC 还有BCC(区分收件人、抄送人、密送人)
1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的 ， 理应对邮件予以回复响应 。
2. 而CC的人则只是需要知道这件事情 ， CC的人没有义务对邮件予以响应 ， 当然如果CC的人有建议 ， 当然可以回复 。
3. 而BCC是密送 ， 即收件人不知道BCC为何人 。用在特殊情况 。
4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则 。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以 。5. 只给需要信息的人发送邮件 ， 不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息


推荐阅读


上一篇：华为智能遥控app?华为智能遥控怎么用呢?

下一篇：空气炸锅烤红薯上火吗__烤红薯上火吗？