(二)运用卡片
制作和运用催办卡片 , 既可以备忘 , 也比较规范 , 是机关内部催办的有效方法 。催办卡片的制作方法是 , 用统一规格的纸张 , 内设交办部门(人) , 交办时间、要求完成时间、交办事项;承办部门(人)、办理时间、办理结果等栏目;并说明催办要求 。
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四、催下级的方法本着机关为基层服务的原则 , 上级机关在催办下级机关或基层时 , 既要督促他们抓紧落实 , 又要体谅他们的难处 , 而且要尽力给以帮助 , 催办下级的一般方法是:
(一)催办和协办结合
一般讲 , 催办人员不直接处理、解决工作落实中的问题 , 大量的工作应由承接单位办理 。这样有利于充分发挥下边的积极性 , 把事情办好 。但催促下边时 , 由于各种因素的限制 , 也不能仅仅局限于催办 。
工作中 , 往往有些难度较大的问题 , 需要催办机关派人下去 , 协助基层处理;有些问题涉及面广 , 需要上级牵头 , 会同有关部门共同落实解决;对少数时间紧 , 要求高的重大问题 , 还需要催办人员直接协办 。因此 , 催办下级时 , 应实行催办与协办相结合的方法 , 这样催办才能有效 。
(二)催办与检查结合
应当说 , 催办是一项并不轻松的工作 。催办人员不能满足于领导交、自己催 , 交什么、催什么;领导没有交办的事就不想办 , 亦步亦趋 , 这样催办工作就会失去应有的活力 。
所以 , 机关人员要学会从被动服从转向主动服务 , 善于根据领导意图和指示精神 , 自觉、主动地开展工作 , 在抓好催办的同时 , 还要抓好检查 , 这是一项工作的两个方面 , 它们既有内在联系 , 又在工作内容、工作方法、效果等方面有所区别 。现在需要弄清的是哪些问题还在催办中 , 同时也要搞好检查 。
根据以往的经验 , 基层中的新情况新问题比较多 , 对那些带有苗头性、倾向性的问题 , 都需要纳入检查范围 , 使单纯催办转向既抓催办又抓检查 , 由被动地完成一般性交办事项转向主动围绕中心工作和重大决策抓落实 , 从而深化催办效果 , 切实为基层解决实际问题 。
(三)催办与帮办结合
在催办过程中 , 上级机关对下级给予必要的帮助 , 把催办与帮办结合起来 , 做到催中有帮 , 以帮促催 , 进而完成催办任务 。怎样实行催办与帮办的结合?
- 一是对涉及面广的问题 , 帮助主要承办单位与其它有关部门牵线搭桥 , 为他们搞好协调服务;如果协调不成 , 可以“升级协调” , 请领导出面解决 。
- 二是对规模小实际困难多的单位 , 协助他们与上级主管部门沟通 , 帮助解决实际问题 。
- 三是对承办单位三番五次催办也难以落实的一些问题 , 与他们共同研究 , 寻找解决问题的办法 , 并及时向领导汇报 , 为领导再行决策提供参谋意见 , 避免“一家梗阻 , 全线停滞的现象发生 。”
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