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生活随笔之时间管理（原创）( 二 )


3.组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤 ， 组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织 。 对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统 ， 而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单 ， 等待清单和未来/某天清单 。 下一步清单是具体的下一步工作 ， 而且如果一个项目涉及到多步骤的工作 ， 那么需要将其细化成具体的工作 。 GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于 ， 它作了进一步的细化 ， 比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动 ， 而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 。 等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作 。 未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等 。
4.回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤 ， 一般需要每周进行回顾与检查 ， 通过回顾及检查你的所有清单并进行更新 ， 可以确保GTD系统的运作 ， 而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作 。 （总结）
5.行动：根据时间的多少 ， 精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动 。
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（三）6点优先工作制
该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的 ， 它使这家公司用了5年的时间 ， 从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业 ， 艾维利因此获得了2.5万美元咨询费 ， 故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法” 。
这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序 ， 分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情 。 每天一开始 ， 先全力以赴做好标号为“1”的事情 ， 直到它被完成或被完全准备好 ， 然后再全力以赴地做标号为“2”的事 ， 依此类推……
艾维利认为 ， 一般情况下 ， 如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事 ， 那么 ， 他一定是一位高效率人士 。
（四）高能要事
该方法是时间管理品牌易效能机构创始人叶武滨提出：
所谓“高能要事” ， 即：我们不光是要先做重要的事 ， 为了确保执行的高效率和成果的高质量 ， 我们还应该在自己精力与能量最佳的时间 ， 以及合适的空间里 ， 去做重要的事 。 在我们精力不够时 ， 可以选择放松休息来补充精力 。
（五）帕累托原则（比较常用的四象限时间管理法）
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的 。 其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动 。 比如 ， 是那20%的客户给你带来了80%的业绩 ， 可能创造了80%的利润 ， 世界上80%的财富是被20%的人掌握着 ， 世界上80%的人只分享了20%的财富 。 因此 ， 要把注意力放在20%的关键事情上
根据这一原则 ， 我们应当对要做的事情分清轻重缓急 ， 进行如下的排序：
A.重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做 。
B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后 ， 再来考虑这类事 。 人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则 。 其实 ， 许多看似很紧急的事 ， 拖一拖 ， 甚至不办 ， 也无关大局 。
C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力 ， 应该当成紧急的事去做 ， 而不是拖延 。
D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说 。
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（六）时间管理套作方法
《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说 。


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