供应商交货考核总是不达标？亲身经历告诉你，收货方可能也有问题( 二 )
到了夜班的时候 ， 有些生产急着要领用的原料恰好没有入库怎么办？工人就去临时存货区里拿 ， 隔天再来补办领用手续 ， 如果忘记了没来补办的话 ， 仓库的账就会有差异 。 在统计供应商交货绩效的时候 ， 没有及时入库的数量就可能被系统判定为延迟交货 ， 影响KPI考核 。
那么问题就来了 ， 为什么仓库收货效率会这么低呢？前文提到的外包工问题只是表象 ， 不是真正的原因 ， 追根溯源还是在工厂内部的“采购订单—来料收货”计划里 ， 我总结了有三点原因 。
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1.不知道什么时候到
仓库对于收货计划是很被动的 ， 除了一些有固定送货计划的供应商 ， 有些供应商送货是没有事先通知仓库的 ， 那么仓库就不知道卡车几点会到 ， 经常是货到后才开始准备收货作业 。
2.不知道会到什么货
供应商在出货之前会提供一份到货数量 ， 但仓库在进行收货的时候 ， 实际到货和预计数量仍可能会有差异 ， 一般都是少于计划数量 。
3.不知道需要收多久
卡车到货以后 ， 收货工人一手拿着送货单 ， 然后一箱箱去核对清点 。 如果碰到了品种或数量上有差异 ， 收货作业就要暂停一下 ， 去请示采购员后 ， 才能决定是否可以接受异常情况 ， 完成系统入库工作 ， 影响了收货效率 。
由于无法预见到货的数量 ， 万一碰到几辆大卡车集中到货的情况 ， 仓库收货的地方就会爆仓了 ， 大量托盘堆积在入口通道处 ， 又拉低了工作效率 。 我们可以看到 ， 造成收货乱象更多的是“采购—收货”计划的问题 ， 如果把这个问题处理好了 ， 就能够解决及时收货 ， 乃至是供应商交货考核不达标的问题 。
如何能预先得知供应商准确的到货数量和时间 ， 让仓库后续工作更加顺畅？传统的做法是采购员打电话询问 ， 邮件确认 ， 但是他们不应该是做这些低附加值的工作 ， 都已经2020年了 ， 我们有很多数字化供应链工具可以助力提升收货效率 。
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解决方案
当时我们工厂正好在上SAP项目 ， 趁着这个良机 ， 就一起把“采购—收货”的工作用数字化工具解决了 。
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工厂借着上SAP项目的机会 ， 实施了一系列配套的信息系统项目 ， 协同加快订单信息流速度 。 除了SAP系统以外 ， 我们还同步引入了Web-EDI和条码系统 。 EDI是电子数据传输系统 ， 需要在收发双方处安装设备 ， 我们选用了网页版的EDI ， 也就是Web-EDI ， 无需安装硬件 ， 只要有一台可以联网的电脑就可以操作 。
通过SAP运行得出的物料需求计划 ， 自动转换成为采购订单发给供应商 ， 后者通过登录Web-EDI网站 ， 下载订单信息和货物的条码标签 。 供应商在完成货物生产和包装以后 ， 把事先下载的条码标签贴在外箱上 。 在货物出库以后 ， 供应商登录Web-EDI ， 在系统中确认出货 ， 发送Advanced Shipping Notice(ASN) ， 它的作用是告诉收货方有一批货物已出库 ， 信息中包括了出货的品种和数量 。
根据供应商距离收货工厂的距离 ， 我们大致了解卡车抵达的日期 ， 如果卡车是由我们安排上门提货的 ， 那么到货日期就更加可控了 。 Web-EDI接收到出货的讯息以后 ， 自动在SAP系统中更新货物状态为在途 。 仓库收货人员根据供应商到货计划 ， 打印出ASN做好收货准备工作 。 由于知道了到货数量 ， 仓库可以灵活地安排人手 ， 应对工作量的波峰低谷 ， 避免出现超负荷工作的情况 。
在货物抵达仓库以后 ， 收货人员直接扫描货物上的条码标签进行收货 ， 无需再对于货物进行一一清点 。 在完成所有货物扫描以后 ， 收货人员在系统中进行确认 ， 入库货物信息同步到SAP系统 ， 整个过程结束 。 通过实施SAP ， Web-EDI和条码系统 ， 一方面是改传统手工下单为系统自动操作 ， 减少了采购计划员的工作量 ， 另一方面是提高了仓库收货效率 ， 避免了延迟入库引起的一系列后遗症 。
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