质量管理体系是什么(质量管理体系怎么做)( 二 )
(4)文件控制组织应对质量管理体系的文件进行控制，并为此制定文件控制程序 。“文件”是指信息及其承载介质 。媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或准样品，或它们的组合 。无论文件以何种形式存在于介质中，《文件控制程序》应规定以下方面所需的控制:(1)文件在发布前应得到批准，以确保文件是充分和适当的；(2)必要时对文件进行审核和更新，并再次批准；(3)确保文件的变更和现行修订状态得到识别；(4)确保在使用场所能获得适用文件的相关版本；(5)确保文件清晰易辨；(6)确保识别外来文件并控制其分发；(7)防止无效文件的非预期使用 。如果因任何原因保留了无效文件，这些文件应进行适当的标识 。文件控制的主要目的是控制文件的有效性 。文档的版本是反映文档有效性的标识 。应注意识别，以确保所使用的文件是当前有效的 。文件控制还包括外来文件的控制 。㈤记录控制"记录"是澄清所取得的结果或提供已完成活动证据的文件 。为了提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据，组织应建立和保持记录并加以控制 。虽然记录也是一种文件，但它是一种特殊的文件 。记录的控制应有一个形成文件的程序:“记录控制程序” 。《记录控制程序》应规定记录的控制，包括记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置 。记录控制的主要目的是解决记录的“可追溯性”，以便在保存期内检索到所需的记录提供证据 。因此，记录应保持清晰，易于识别和检索，通常不需要控制记录的版本 。
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