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流程管理的五个步骤 流程管理的特点( 六 )


1-2.收集工具
（1）有形文件夹：各类篮子 。（2）书写用的纸张或记事簿：笔记本、卡片和便签等 。（3）电子产品：电脑、智能手机等 。（4）电子邮件和短信 。（5）组合使用：即时记录，运用手边的工具、语音记录，进行数字化处理、移动设备随时保存信息 。
二、影响成功收集的因素
有合适的工具也未必可以顺利的收集 。成功收集有3个必要条件：收集所有悬而未决的事、收集工具数量要控制、必须定期清空设备 。
2-1.把一切赶出大脑
让收集工具成为你生活的一部分，尽量要放在手边，方便有想法马上收集 。
2-2.尽量减少收集工具的数量
工具够用就好，太多反而变乱 。最好是既实用又便利的 。建议用市面上最好的收集工具 。
2-3.定期清空收集工具
收集后必须清空，事情积压太多会引发焦虑 。但是清空不代表完成，只是把事情提取出来，是删掉还是转化为其他动作 。
三、理清
3-1.它是什么？
判定事情的实质
3-2.是否需要采取行动？
不需要采取行动的：（1）直接删除（2）将来/也许（3）保存在其他地方
需要采取行动：（1）承诺的工作？目标？（2）下一步？执行-委托-推迟 。
四、组织整理
把事情所处的位置和意义相匹配 。判断完事务是否需要执行后，需要执行的要列项目清单、行动清单、等待清单、日程表 。
4-1.项目
需要多个步骤完成的任务 。先列清单，收集辅助资料，再分解为动作 。
4-2.下一步行动的归类
应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动 。
4-2-1.日程表：指定时间和日期执行的动作、获取的信息 。
4-2-2.“下一步行动”清单：结合日程，管理每一步行动 。
五、无须付诸行动的事务
垃圾-直接删除
需要酝酿的资料-将来/也许或保存在其他地方
六、回顾
需要定时全面检视自己的总体生活和工作情况 。
6-1.回顾的内容和时机：根据工作需要定期查阅，做到不会念念不忘 。
6-2.成功的关键因素：每周回顾 。总揽全局，不遗漏任何事情 。
七、执行
7-1.不靠直觉靠系统
7-1-1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”：情景、耗时、精力、重要性 。
7-1-2.确定每日工作的“三分类法”：要事优先、处理突发事件、安排其他事情 。
7-1-3.总体检视工作的“六层次法”：跑道-项目-关注-目标-愿景-宗旨
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