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Excel|Excel表格数据乱七八糟？教你几招轻松搞定

做过行政的小伙伴几乎都遇到这种情况 ， 将一个Excel空表发给同事 ， 结果收上来却填写得乱七八糟 。
除了后期繁重的统计分析外 ， 改错也要浪费很多时间 ， 怎样才能解决掉这个难题呢？
1. 数据有效性
【Excel|Excel表格数据乱七八糟？教你几招轻松搞定】“数据有效性”可以规避掉很多前端录入不规范的问题 。以“年龄”为例 ， 首先选中要处理的单元格 ， 点击“数据”→“数据工具”→“数据验证” ， 将“允许”值修改为“整数” ， 再将“最小值”和“最大值”分别设为“0”和“100”（即考虑年龄永远不会超过这两个数） 。
点击确定后 ， 该字段就会只接收0~100之间的数字 ， 其它数值无法输入 。
类似的 ， 日期、时间、固定长度文本（如手机号录入 ， 避免用户漏输个别数字）等 ， 也可以利用这项功能来规范 。
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设置“数据有效性”
2. 善用“序列”
如果要输入的内容重复率高 ， 且比较统一（比如部门、职务等） ， 那么就可以考虑“序列”功能 。
依旧先选择要处理的单元格 ， 点击“数据”→“数据工具”→“数据验证” 。
将“允许”值修改为“序列” ， 再将默认选项依次填写到下方“来源”区（以英文逗号分隔） 。
经此处理后 ， 除了能规避掉不规范的输入所带来的种种错误 ， 还能在输入时自动生成下拉菜单 ， 提高用户的录入体验 。
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通过“序列”功能 ， 除了降低输入错误 ， 还能生成一个小菜单
3. 预设字段格式
输入日期时 ， 有人会习惯“2021/02/04”这样的标准格式 ， 当然更多的人会采用看上去更简单的“2-4” 。
想让字段看起来更整齐 ， 只要先将单元格类型修改为“日期” ， 然后再挑选一个日期样式 。
后期无论哪种输入习惯 ， Excel都会自动统一到预设好的样式 。
除了日期格式外 ， 我们也会利用这项功能约束金额格式 ， 比如是否添加货币符？小数点后保留几位？便是日常中比较常见的几种做法 。
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预设字段格式
4. 保护公式
如果没有为公式添加保护 ， 要么公式被覆盖 ， 要么被无意间篡改 ， 进而产生很多奇怪的错误 。解决方法是：Ctrl+A全选整个表格 ， 右击“设置单元格格式”→“保护” ， 取消“锁定”前面的复选框 。
接下来只选中带公式的单元格 ， 再次右击“设置单元格格式”→“保护” ， 勾选“锁定”前面的复选框 。
这一取一勾之间 ， 便设好了带公式单元格的只读属性 。最后点击“审阅”→“保护”→“保护工作表”→“确定” ， 使设置生效 ， 后续就不用担心公式会在录入中被覆盖了 。
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内置公式的单元格 ， 可通过“锁定”进行保护
5. 只能修改自己的区域
如果表格需要在多个部门间流转 ， 就要考虑如何避免后填写的内容不会覆盖掉前面的内容 ， 这里推荐大家使用Excel的“区域权限编辑” 。
该功能位于“审阅”→“保护”→“允许编辑区域” ， 作用是为不同的单元格区域设置密码 ， 从而区分不同人（或部门）的编辑权限 。
使用前还是先选好一个区域 ， 点击进入“允许编辑区域”面板 ， 为第一个部门（人）建立可编辑权限及密码 。
然后点击“新建” ， 再选择一个新的范围及密码 ， 为第二个部门（人）建立编辑区 ， 以此类推完成其他部门（人）的设置 ， 最后点击左下角“保护工作表”使设置生效 。


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