如何在excel中设置下拉菜单排序

2024-06-10 生活经验何在

如何让数据表自动排序？升序或降序，点一下选项它就自动排了，不用每次都菜单设置。

听上去要动用 VBA 了？没错 VBA 的确是个很好的办法，但是很多人不是怵吗，那我就教个公式法，也能实现这效果。

案例：

下图 1 是公司销售人员的获客统计表，请制作一个定义排序规则的下拉菜单，一点就能按要求自动排序。

效果如下图 2 所示。

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解决方案：

1. 先把目标区域和下拉菜单的样式搭建好。

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2. 选中 G2 单元格 --> 选择菜单栏的“数据”-->“数据验证”-->“数据验证”

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3. 在弹出的对话框中选择“设置”选项卡，按以下方式设置 --> 点击“确定”：

允许：选择“序列”
来源：输入“升序,降序”

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下拉菜单已经设置完成。

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4. 在 E2 单元格中输入以下公式：
=IF($G$2="升序",SMALL($B$2:$B$14,ROW(A1)),LARGE($B$2:$B$14,ROW(A1)))

公式释义：

SMALL($B$2:$B$14,ROW(A1))：选出区域 $B$2:$B$14 中第 ROW(A1) 小的单元格；随着公式下拉，ROW(A1) 会逐行递增，从而实现从小到大排序；
LARGE($B$2:$B$14,ROW(A1))：选出区域 $B$2:$B$14 中第 ROW(A1) 大的单元格；
if(...)：根据下拉菜单的文字，分别执行升序或降序排列

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5. 将 C 列设置为第一个辅助列，在 C2 单元格中输入以下公式：
=B2&COUNTIF($B$2:B2,B2)

公式释义：

COUNTIF($B$2:B2,B2)：统计从 B2 开始到当前行，B2 单元格总共出现了几次
B2$...：将 B2 及其出现的次数连接起来，从而变成一个唯一值；这样即使获客数有重复，也能匹配到不同的姓名

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6. 将 F 列设置为第二个辅助列，在 F2 单元格中输入以下公式：
=E2&COUNTIF($E$2:E2,E2)

公式释义同上。

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7. 在 D2 单元格中输入以下公式：
=INDEX(A:A,MATCH(F2,C:C,0))

公式释义：

MATCH(F2,C:C,0)：找出 F2 在 C 列序列中出现的位置顺序，是一个数值；
INDEX(A:A,...)：匹配出 A 列中对应位置的值

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8. 选中 C2:F2 区域向下拖动，从而复制公式。

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9. 将 C 和 F 列的字体设置为白色。

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现在选择下拉菜单的选项，第二个数据表就会自动根据要求排序。

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接下来我们再加上数据条，这样可以使得数据差距更加可视化。

10. 选中 E2:E14 区域 --> 选择菜单栏的“开始”-->“条件格式”-->“数据条”--> 选择所需的数据条样式

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这是选择下拉菜单的动态效果。

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很多同学会觉得 Excel 单个案例讲解有些碎片化，初学者未必能完全理解和掌握。不少同学都希望有一套完整的图文教学，从最基础的概念开始，一步步由简入繁、从入门到精通，系统化地讲解 Excel 的各个知识点。

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