梧桐清|实则手握实权，历史冷知识：古代秘书——看似繁琐的公文处理( 二 )
秘书的工作相对较为繁杂 ， 其中处理日常的公文是其中一项重要的工作 。 这些文书中包括来自全国各地官员的政府往来文书；另一种是皇帝所颁发的诏书 ， 这些诏书都是由皇帝口述 ， 秘书则在旁边做笔记 ， 这对于秘书的读写速度是不小的考验；另外一种文书就是官员的奏折 。
秘书在接到文书后 ， 要根据轻重缓急 ， 并做好相应的记号 ， 以便皇帝审查 。
不要以为只有现代人办公室才会用制表工具 ， 在古代 ， 皇帝在审阅过程中 ， 也极其重视表格的制定 。 因此秘书的工作中也包括为这些来往文书制定细致的表格 ， 这样在审查过程能够提高皇帝的工作效率 。 当然 ， 古代的秘书制定的表格主要采用“札子”的方式作为文书的开头 。
但秘书负责皇帝要颁布的诏书和法律法时 ， 则会采用“册书”的字眼作为标记 。 在古代 ， 诏书的对象是全国的民众；而册书主要的对象是给朝廷内部的官员看的 。 如皇帝册封某位大臣时 ， 一般会昭告天下 ， 这时就需要诏书 。
秘书的工作尽管看起来微不足道 ， 但其实在细节中就能看出秘书工作的重要性 。 根据《石林燕语》的记载：“有意未尽 ， 揭要其处 ， 以黄纸则书于后 ， 乃谓之贴黄 。 ”
在古代 ， 大臣上奏折时 ， 因为表述不完整或其他原因无法完成时 ， 秘书会用一张黄色的纸条专门做主标注 ， 并贴在奏折的后面 ， 这种方式被称为“贴黄” 。
另外 ， 秘书在整理文书时也有一些小技巧 。 面对成百上千的文书 ， 秘书为了提供审查的效率 ， 会在每次撰写公文时采用折叠的方式进行存放 ， 要知道古代的奏折可不是一张薄薄的纸 ， 如果不加以处理 ， 其占用的面积将会非常大 。
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而运用折叠的形式 ， 虽然看似简单的方法 ， 却显示出秘书的工作的灵活性和细心 。 正是这样润物细无声的工作形式 ， 极大促进了统治者处理公文时的效率 。
秘书的工作并不是一成不变的 ， 他们所出的公文会根据具体的对象 ， 制定相应的公文 。 在需要秘书在工作过程必须灵活运用相关的条例和公文格式 。
根据史料记载 ， 一个秘书一天所要写的文书量非常大 ， 一天大概需要写1-1.5万字左右 。 如果没有过硬的体力 ， 是无法胜任秘书这种高轻度的工作的 。
随着时代的发展 ， 不可避免会碰上外来民族的入侵或是民间百姓的矛盾激化等问题 ， 皇帝此时的重要工作就是发布诏书 ， 第一时间安抚民众的情绪 。 这时 ， 秘书的工作就要保持绝对的私密性 。
一般情况下 ， 在公文还未公布于众时 ， 是绝对不能透露出来的 ， 这时就需要秘书发挥其重要而定作用 ， 不仅保证绝不泄露 ， 还需要采取相应的措施保护公文万无一失 。 一旦公文的内容泄露 ， 秘书将会被处以死刑 ， 而与其同一级别的秘书将会受到不同程度的处罚 。 因此在秘书的工作中 ， 学会“管住嘴”是一件关乎性命的特质 。 三、古代与现代秘书的对比“管好嘴”才能干好秘书工作
秘书的工作从产生之初 ， 就具有普遍性 。 一旦统治阶级出现 ， 秘书的工作便孕育而生 。 当然 ， 原始时代的秘书也并不一定需要纸笔才能工作 ， 他们的主要职能是为统治者制定相应的方案 ， 并随时报告事情的发展态势 。 从长远的意义来看 ， 古代的秘书发展对现代秘书的工作也起到一定积极影响 。
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从总体的工作内容来看 ， 古代的秘书和现代秘书颇有几分相似之处 。 对于现代秘书的选拔是一件需要层层选拔的工作 。 不仅对性别、地域等有相对严格的要求 。 同时为了保持选拔的公正性 ， 还要经过相应的考试 ， 才能真正选出适合的秘书 。
值得注意的是 ， 虽然相隔几千年 ， 可古今中外的秘书都需要精通各类文书和速记能力 。
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