商务邮件书写格式及基本礼仪邮箱格式怎么写( 二 ) _小知识

① 在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采取加粗等方法。
② 不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。
③ 回复信件时,有必要加上部分的原文，以便利对方懂得回信内容。
④ 若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。
⑤ 在收件人明确其意时，可应用俚语或缩写。
⑥ 如果有附件，应当在正文处解释附件的内容和用处。

文章插图

5、停止语
不同的邮件内容，最好应用不同的停止语。

如果可供给好的选择，应在结尾处提出。如: 请您斟酌，有任何须要咨询，请电话或EMAIL接洽我。
最好的结尾要着眼未来。如：愿望我们能够达成合作。
结尾应显示恳切：如：感激您抽空洽谈。

文章插图

6、署名

在写商务邮件的时候，必定要写署名。
公司统一署名：

三、注意事项1、乱码
现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格局，有的邮件不能正常显示汉字。在应用邮件软件的时候请做恰当的设定之后，再发送邮件。
2、附件
最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常应用该文档。而且，即使Word文档、Excel文档等的版原形同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑可能会有沾染病毒的危险。附件最好应用谁都能用的文档。而且添加的附件最好掌握在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。
3、CC、BCC
在发送商务邮件的时候，必定要CC或者BCC给相干人员。督导抄送给直接主管。
4、发邮件无subject主题，或者随意找一个以前的邮件直接回复一下。
效果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关，导致收件人一头雾水，无法迅速识别。
5、邮件下方无签名（包含人名，公司名字，接洽方法等）。
效果：导致收件人不知道你是谁？要知道，你在一段时光没有和客户接洽后，突然发过去个邮件，对方很难断定你是谁？来自什么处所的什么公司？
6、客户如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是客户的同事或者主管），你回复的时候要按“reply all（恢复全体）”，而不要只回复发件的那个人。
客户发邮件ＣＣ的目标是愿望多个人懂得到目前此事的进展情形，你有责任回复全体的人
7、回复客户邮件的时候要” reply with all history”，不要把历史记载删除，否则客户不知道先前产生的事情和交换的内容。也不要随便转变邮件的主题。一件事情，一个项目标邮件要坚持一个邮件主题。同样，不应当给客户看到的内容须要删除再发送。
8、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报。如hv: have等。以免发生误会，也不要用俚语。
9、如果事情比拟庞杂，繁多的话，可以用　1　2　3　4　注明。表达要简练，直接，明白。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。
11、不要用过多的感慨号。你在一个邮件中用了过多的感慨号，后果是和你一个都不用是一样的。
12、每一段中间要空一行，便利别人浏览。