【 成熟|从《长安十二时辰》的大案牍术,浅谈唐朝成熟的档案管理制度】
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2.帝王日常行为档案管理。历代帝王,都有起居注,专门记录皇帝的日常言行。有专门的人负责撰写,对后期编著“实录”有很大帮助。唐朝时期,尤其是唐太宗李世民时期,对起居注非常重视,不仅将史馆搬到了宫中,同时还让中书省监管起居注的编纂。换句话说,就是宰相要对帝王日常行为的档案管理负责,可见重视程度之高。所以说,从唐朝开始,史料的丰富程度远比之前。
3.唐朝户籍档案管理夏商时期,已经对人口信息进行过统计,甚至形成简要的档案。到了唐朝,户籍人口不仅有详细的登记,而且还进行多维度的分类。例如,按照士农工商划分。不仅如此,唐朝最超前的户籍管理制度在于:将全国人口按照年龄来划分,对于25岁以下,25岁到55岁,55岁以上这三个年龄段都有具体的数据统计。这样的数据,可以直接得出全国百姓承担的赋税和兵役比例,非常先进。而且,每三年重新统计造册,朝廷和地方各有一份档案,户籍的档案管理出现精细化。
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4.交通、舆图的档案管理唐朝为了方便管理,针对主要的城市房屋、沟渠、交通道路等进行全面的绘图、标记和存档。特别对于长安、洛阳两座城市的主要区域,甚至还设置沙盘。这些档案资料最初是考虑战争所用,所以存放于兵部和工部。后来逐渐推广,在全国的主要城镇,以及西域等边疆地区,也都有交通舆图的制作和管理。需要说明的是,在唐朝,交通舆图属于朝廷机密,不得轻易借阅。
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5.唐朝人事档案的管理隋朝建立科举制度,唐朝时期,日渐成熟。唐朝在这一期间已经建立了人事档案——甲历档案。最初是把每一年科举官员做出登记。后来扩大到全国各衙门的所有官吏,都要建立“人才档案”。对于科举或者门阀士族出身的官员,档案需要更加详细。包括出身、名籍、内外族人的婚姻,样貌、年龄和奖惩记录等,存档于吏部。唐朝这种成熟的人事档案,可以说是现代人事档案的基本雏形。
6.唐朝的刑狱档案《长安十二时辰》中的刑狱档案的迅速调阅,让人眼前一亮。实际上,唐朝已经建立了完整的刑狱档案体系,刑部、大理寺和御史台都有各自的刑狱档案,如果需要调阅,需要出示调阅公文,并且在规定时间内归还。对于全国各地的犯罪记录,都有详细的记载,每一年更新一次。
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除了上述所说的6类档案管理外,还有其他多种档案的管理,例如,唐朝在太史局管理天文档案,唐朝在太医局设立医药和太医出诊的详细档案等,都是十分成熟的档案管理制度。
三、唐朝档案管理的先进性1.朝廷促进建档唐朝建立后,从武德四年开始,当时身为秦王兼尚书令的李世民就意识到了各类档案管理的重要性,李世民下令,让书记房玄龄专门负责收集隋朝的各类图籍,同时,下令督促全国官员建立各类档案。李世民登基之后,制定了《诸司应送史官事例》,从法律的角度来约束各地官员建立和呈报档案,对推动唐朝的各类档案建立,有深远的影响。
2.管理制度的探索在档案制度形成之后,对这些档案进行运用和管理,唐朝也在不断探索。例如,在甲历档案建立后,规定必须采取统一的格式,大大的提高了数据的对比和汇总难度。在档案使用的过程中,有破损、或丢失的情况,有专门的责罚体系,并且责令重新补全。
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