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你80%的努力都是错的”：咋快速提高工作效率？

“你80%的努力都是错的”：如何快速提高工作效率？你身边是不是也有这两类人：一类人 ， 他们能迅速进入工作状态 ， 把事情都安排得井井有条；另一类人 ， 工作前要先上个厕所 ， 冲个咖啡 ， 刷会儿手机 ， 才慢慢进入状态 。 他们一旦需要多线操作 ， 就很容易心态爆炸 。在本·伊利亚看来 ， 这两者的区别在于：你的工作是否经过思考？伊利亚是《高效赋能》一书的作者 ， 通过多年研究高效工作 ， 他总结出了24条技巧 ， 不仅把自己从第二种人成长为了第一种人 ， 还被苹果、通用电气等公司推崇 。其中包括：如何使用"语句救生艇"捕获有效信息；如何依靠任务"决策树" ， 防止工作走入无序；……我们不断重复的习惯 ， 决定了我们是什么样的人 。如果你也想改变一些无意识的行为 ， 提高日常工作效率 ， 我把这本书推荐给你 。对《高效赋能》感兴趣的“书米”本书试读第一章 高效习惯一：捕获想法（有部分删改）1.随时降临的想法想法会随时出现 。开会时 ， 你可能会产生一个关于工作的想法；但同样的 ， 会议桌对面那位同事的红色袖口 ， 可能会让你想起要给孩子们的卧室买条新窗帘 。这些想法 ， 可能与你的工作相关 ， 也可能根本没有关系 。它们可能会分散你的注意力 ， 但它们依然很重要 ， 因为可以帮助你形成更好的想法 。例如 ， 在玩耍时 ， 或与朋友聊天放松时 ， 你的思维会变得不那么“僵硬” ， 这会让你获得更多灵感 。所以我们需要培养一系列好的习惯 ， 帮助自己发现、获得这些想法 。2.容易分心的捕获好的想法常常会让我分心 ， 这种情况带来了两个大问题:这可能不是思考这个想法的正确时间或地点这个想法可能会消失在记忆中我们的解决方案是：将这些内容从你的大脑中取出 ， 越快越好 。 把它们全都记录下来 ， 转化为文字 。这是一种十分重要的习惯 ，我们要培养自己做到这一点 。这听起来很基础 ， 但做起来并不容易 。 让我们来分析一下 ， 获得一个想法 ， 实际上是一个包含了三个步骤的过程链:步骤一：产生想法步骤二：将它取出来步骤三：围绕它做出决定这就像雨滴在云中形成 ， 然后落入你手中 。 你一次无法握住太多雨滴 ， 总有些会落到地面而消失不见 。刚刚还在脑中盘旋的内容 ， 很可能一分钟后就烟消云散 。所以 ， 我们要将信息快速移至安全地带——所谓安全 ， 是指不再依赖脆弱的人类记忆 。然后 ， 你要迅速确定这些信息的类型和归属 。3.只用一个桶将所有的信息 ， 包括想法、待办事项、笔记、购物清单等等 ， 都放在同一个地方 。这个地方由你选择 ， 它可以是笔记本、智能手机 ， 甚至是你的手背 。当你产生一个想法时 ， 不要去判断它的好坏 。因为如果一个想法引起了你的注意 ， 那么它就已经好到值得你记录下来 。用什么工具来记 ， 取决于你自己 。但一般来说 ， 使用纸质笔记本和录音笔的效果会更好一些 。一些笔记 App 也很管用 。重要的是 ， 一旦确定 ， 就要坚持使用下去 。4.分类信息路径有些任务包含明确的指令 ， 例如“为办公室买些茶叶” 。你可以将这样的简单指令 ， 直接记录下来 。但有时候 ， 只是一个信息 ， 其中包含任务 ， 比如“客户通过电子邮件向你确认会议” 。这个行为并没有明确地告诉你 ， 你要自己找到一个合适的场所 ，进行会议准备并安排议程 ， 但这些都是任务中自然包含的工作 。那么 ， 处理它们的最好方法是什么呢？答案是：你需要一个系统 ， 用以监视自己对不同信息路径的回顾情况 。我个人喜欢使用以下方式 ， 对信息频道进行分类：对非紧急情况下的电邮收件箱 ， 每天可以查看 2~4次 。重新评估社交媒体对你的重要性 ， 删除你完全不会有交集的通讯好友 ， 并减少查看的频率 。电子通信成为我们工作的重要工具之一 ， 这意味着重要信息会和杂事、闲聊混在一起 。所以减少查看即时信息的频率 ， 会对我们的工作会产生积极的影响 。但是万一来了一条紧急消息呢？你可以通过通信客户端设置 ， 将重要消息与普通消息分离开 ， 并且过滤掉大部分的垃 圾消息 。鼓励你的亲友、同事和客户 ， 通过打电话或发短信传递紧急信息 。5.查看消息是“伪工作”电子通信的第二个问题 ， 也是最大的问题：它太有吸引力了 。监视消息通知 ， 查看是否有紧急信息的出现 ， 给了我们一种“正在工作”的错觉 。这一行为并不会带来挑战 ， 也不需要太多的思考 ， 但它会产生积极的、令人愉悦的感觉 ， 让我们认为自己的工作“收获颇丰” ——虽然你只是随手回复了几行毫无重点的客套话 。对我们来说 ， 回复消息就好像孩子们的贴身毛毯一样：它可以抚慰我们 ， 但无法解决任何问题 。如果你也曾像强迫症患者一样整天检查毫无价值的消息通知箱 ， 那么你可能会深有感触 。6.消息中的不明确性信息分为两类：已读消息和未读消息 。在大部分情况下 ， 这些消息形成了你的基础任务清单 。 但是 ， 这么做会创造出很多的不确定性 。仅仅一眼看过去 ， 你无法知道某件事是被阅读过 ， 还是被处理过 ， 或者已经处于岌岌可危的境地 。《搞定:无压工作的艺术》(Getting Things Done)的作者戴维•艾伦(David Allen)提出了一个非常有用的解决方法：两分钟规则 。如果完成某项任务的时间不超过两分钟 ， 那就立刻去做；如果你保留、跟踪一个任务 ， 最后再选择某个时间完成它 ， 所花费时间可能比直接完成它要长得多 ， 所以不如现在就完成它 。在这一规则下 ， 你可以将那些不重要的消息删除或者归档 ， 只回复那些重要的、紧急的消息 。绝大多数过时的旧消息 ， 都没有任何意义 。如果有些看起来很重要 ， 你可以回信询问对方 ， 是否就此事继续沟通 。如果他们回复了你 ， 那么你就获得了一条新的待处理信息、一个新的工作起点 。


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