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[英国]世界司法信息化 |英国隐私和风险管理公司首席执行官谈数字法庭改革：向家事法庭提交电子卷宗需考虑的四大关键因素( 二 )


为了使律师和社会工作者等第三方通过安全、受控的途径访问电子卷宗 ， 英国地方当局还必须仔细设计安全政策和流程 ， 确保只有被系统识别的接收者才能访问文件 ， 修改、下载和共享文件的权限应仅限于被授权人员 。 系统应包括详细记录操作的跟踪和审计设施 ， 以便能够清楚地证明其是否符合数据处理和保护政策 。
数据存档和销毁
即使法官对案件作出了裁判 ， 工作仍尚未结束 。 案件结束后 ， 所有这些机密信息的处理仍然是个问题 。 电子卷宗的一个明显优势就是 ， 它节省了办公室和仓储设施等物理空间 。 正如英国一个地方部门所说：“办公用地价格昂贵 ， 最好是用来容纳员工 ， 而不是堆放文件、设备 。 ”
然而 ， 案件完成后 ， 电子卷宗的存储和管理仍需要重视 。 优秀的解决方案应当具备在授权期限到期后自动终止用户对电子卷宗访问的功能 ， 并安全地存储其最终版本 ， 以备不时之需 。 这里的存储应包含适当级别的静态数据加密功能 。
用户使用——实现数字化变革
尽管卷宗电子化的解决方案带来了节省成本和时间的好处 ， 但仍需要考虑变更管理的问题 ， 并应分配相应预算 ， 用于关键用户的培训和熟练运用 ， 以确保过渡顺利进行 ， 以及各方能够接受新系统 。 这就是选择一个以用户为中心、逻辑性强 ， 并且支持法律程序所有阶段的平台的优势所在 。 用户应当能够在单个平台上轻松地进行准备、分页并安全地转发文档及进行后续修订 。 专业人士应当能够将其原本想在纸质文件上作出的私人注释添加至文档中 ， 以方便在法庭上使用 。 最后 ， 访问控制、撤销和归档的程序应当是明确的 ， 任何方案缺乏这一点都将导致用户抵制并降低使用率 。
英国地方当局采用电子卷宗的好处是显而易见的 。 通过仔细考虑技术特性、许可、安全和存储过程 ， 以及选择以用户为中心的系统 ， 可以确保儿童保护的重要工作变得更加简化、经济、高效和安全 。
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本期封面及目录
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《中国审判》杂志2020年第5期
中国审判新闻半月刊·总第243期
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编辑/孙敏
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